经验分享|数据可靠性审计/检查清单
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小懒虫 这家伙很懒，还没有设置简介
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表一：药品生产数据可靠性审计重点与缺陷
QC实验室
- 样品登记台账不完全，无取样记录
- 带打印功能的天平未打印称量记录，记录没有存档
- 计算机化系统无系统权限和密码管理
- 测试过程存在小试和试样、进行预测试
- 同一样品多次测试，并未注明原因，未进行OOS调查
- 调整HPLC的积分参数，系统适用性问题
- HPLC无审计追踪功能，对数据的修改没有记录，或者审计追踪功能未开启或激活，审计追踪报告未审核
- 测试时间和记录报告不匹配，修改系统时间
- 电子版本和打印版本不一致
- 同一张图谱用于不同批次产品
- 删除数据并未解释，覆盖数据
- 转移数据，并未保留原始数据
- 使用不受控的批检验记录
- 垃圾篓有报废的有效检验记录
- 标准溶液、缓冲溶液等配置没有任何配置记录和信息
- 恒温培养箱未审核温湿度历史数据，或无连续温度记录
- 批生产记录不受控，可随意复制和更换
- 使用非正式的批生产记录
- 提前填写批生产记录
- 未及时记录生产过程中的数据，补记录
- 生产现场实际与批记录数据不一致
- 生产批记录与实际设备产能不一致
- 代替别人签字
- 补签时间和日期
- 数据转移没有过程记录
- 工程部门
- 关键设备文件丢失
- 关键设备图纸丢失
- 关键图纸与设备现场不一致
- 公用系统设备现场数据与记录数据不一致
- 现场设备运行参数与记录数据不一致
- 设备预防性维修计划与实际执行不一致
- 提前记录设备数据
- 设备验证缺乏证明性文件
- 原辅料台账与成品数量不一致
- 取样台账与实际现场物料不一致
- 仓库温湿度历史数据与现场现实不一致
- 个别物料没有物料信息
- 特殊要求的仓库没有实时打印功能
- 没有或编造成品退回记录
- 未能提供完整的SOP清单
- 提供了非现行版的文件
- 部分文件无法提供
- 同一版本号文件有两份，内容并不一致
- 复印件与原件存在差异
- 部分原始记录丢失
- 无效数据没有解释原因
- 批记录中部分项目没有复核
- 没有提供部分支持性证明文件
- 偏差没有关闭，但是相关批次已经放行
- 自检是否包括数据可靠性执行情况？ 自检情况是否得到高层审核？
- 委托或采购活动是否签订质量协议或书面合同？
- 该质量协议或书面合同是否包括数据可靠性的要求？
- 该质量协议或书面合同是否明确涉及数据可靠性问题的双方职责？
- 是否对受托方或供应商数据可靠性执行情况进行定期审核？
- 是否对所有涉及GXP 数据的员工进行数据可靠性相关的培训？是 / 否
- 记录创建是否可追溯至创建人和创建时间？
- 记录修改是否可追索至修改人、修改时间和修改原因？
- 修改已输入的关键数据是否经过审批流程并说明理由？
- 是否存在不同用户共用计算机化系统账户的情况？包括车间的工艺设备。
- 涉及电子记录的计算机化系统是否具备审计追踪功能？
- 当现存计算机化系统缺乏审计追踪功能而使用替代方法，比如日志、变更控制、记录版本控制或其他纸质加电子记录的组合来满足文档可追溯性的要求时（混合模式），是否建立了相应程序？
- 电子签名是否经过验证/确认？
- 是否存在使用个人手写签名的电子图片代替电子签名的情况？
- 是否存在需要代替记录的特殊情况（例如：记录行为本身对产品或工作造成风险，如：在无菌操作区操作人员记录造成的生产线干扰）？
- 已建立文件规定代替操作人员进行记录的程序、适用范围、相关操作人和代记录人？
- 代替记录是否与操作同步进行？
- 实际操作人员是否及时对记录进行签名复核确认？
- 审计追踪功能或其替代方法是否被开启并激活？
- 审计追踪功能或其替代方法是否被修改？
- 是否对审计追踪或其替代方法进行定期审核？
- 是否所有GxP相关的计算机化系统均进行系统访问权限管理？
- 系统管理员是否为数据利益相关方？
- 是否存在原始数据从非正式记录转抄至正式记录的情况？
- 计算机化系统的时间戳（时间/日期/时区）是否被人为篡改？
- 是否建立规程或程序对计算机化系统的时间戳进行管理？
- 当有多份相同信息被同步记录时， 是否明确定义哪一份为基准记录？ 且不因个例，如偏差，而改变。
- 是否已建立数据审核的书面规程，规定数据审核的范围（审核什么）、流程（怎么审核）、频次（隔多久审核），以及数据异常、数据错误或缺失的处理流程？
- 上述书面规程的建立是否基于风险管理原则？
- 数据审核过程是否被记录，并经过审核与批准签名？
- 数据审核范围是否包括纸质数据和电子数据？
- 数据审核人员是否具备相应资质？
- 数据审核人员是否经过与审核内容相适应的培训？
- 审计追踪、原始数据和元数据是否被审核？
- 自检的范围是否包括审计追踪、原始数据和元数据的审核？
- 是否只对动态数据的静态形式（如纸质打印记录）进行审核？
- 是否已建立书面规程规定原始数据如何转换为真实副本？
- 数据转换处理人员是否经过相关培训，并建立培训档案？
- 原始数据及其真实副本、转换过程是否经过审核？
- 是否将原始数据转换产生的真实副本及其转换过程纳入自检范畴？
- 原始纸质记录转化为电子真实副本（如PDF文档）时，是否采取额外措施以防止电子真实副本被修改？
- 原始数据转换为真实副本过程是否经过第二人复核或技术复核？
- 复核真实副本是否保留了原始记录的全部内容和含义？
- 复核原始数据在备份过程中文件是否有损坏？
- 上述复核过程和内容是否以适当的方式被记录？
- 是否已建立书面规程规定原始数据及其真实副本的归档、备份与恢复、安全控制等流程？
- 是否所有GxP相关的电子数据均进行备份？
- 计算机化系统验证项目里是否包含了数据的备份和恢复过程的测试？
- 备份的电子数据是否定期测试或检查其恢复读取能力？
- 数据恢复测试或检查方法是否写入相应SOP？
- 数据恢复测试或检查过程及其结果是否被即时记录？
- 归档和备份的电子数据在规定的留存期内是否可读取？
- GLP相关的数据的归档人员是否为独立的利益不相关方？
- 电子数据转换或转移过程是否被确认或确证，并记录？
- 电子原始记录是否包含电子签名信息？
- 电子签名信息在电子原始记录留存期内是否与记录关联并持续可读？如不因员工离职而失效。
- 是否已建立书面规程规定记录销毁的范围、流程？
- 色谱数据软件是否确认其自动积分的准确性？包括厂家提供的资质和证明。
- 分析方法的开发是否考虑积分参数？
- 需要手动积分时，手动积分的适用情况和积分方式是否在文件中明确规定？
- 分析人员是否进行手动积分相关的培训？是否具备判断积分结果是否可靠，何时可以手动积分，如何积分等的能力？
- 手动积分的适用情况是否经过论证，是否考虑不同分析人员分别手动积分的一致性。
- 是否有文件编写、审核、批准和发放的书面规程？
- 如何进行文件的修订、作废和撤回？
- 是否保存了文件修订历史？
- 是否有文件保存的规程？
- 是否规定了保存时间？
- 规定了失效期的API：效期后至少1年？
- 规定了再检验日期的API：销售后至少3年？
- 文件中修改处是否有日期和签名？
- 修改后原文件是否仍可辨认？
- 文件是否能够立等可取（复印件或电子文件均可）？
- 是否建立了所有物料、中间体和成品的质量标准？
- 是否建立数据管理相关的规程？数据管理规程的范围是否包括整个数据生命周期？该规程是否明确数据生命周期的各个阶段的管理？数据管理规程中的数据范围是否包括纸质记录、计算机化系统产生的记录、图片和录像、数据处理后的信息？
- 偏差规程是否适用于数据可靠性问题引发的偏差处理流程？
- 电子签名是否真实、安全？
- 日期
- 时间
- 品名和批号
- 行清洗的操作人员
- 进行维修的操作人员
- 生产厂/供应商名称
- 品名和数量
- 供应商控制号和标识号
- 到货编号
- 到货日期
- 检验结果和结论
- 使用记录
- 按质量标准对标签、包装材料进行审核
- 最后的放行或拒绝决定
- 是否有标准标签样本？
- 每个中间体/成品
- 是否都有编制主生产指令
- 编写日期
- 签名
- 由质量部门单独核对
- 品名及文件索引号
- 完整的原材料清单
- 使用数量或计算数量的准确说明
- 生产地点和使用的主要设备
- 详细的生产指令，包括顺序、参数范围、取样指令、中间控制、生产时限、预期收率、贮存指令
- 发放批生产记录之前，是否检查版本是否正确？
- ·中间控制/化验室检验结果
- ·实际收率，若适用
- ·包装和标签描述
- ·偏差/调查
- ·放行检验结果
- 批记录是否有独一无二的批号（连续生产不适用）
- ·日期和时间
- ·主要设备名称
- ·使用的原材料名称
- ·实际结果
- ·取样情况
- ·操作人员签名
- 取样描述：品名、批号或代号、取样日期、数量
- 检验方法
- 所用的标准品、试剂、标准溶液，应能追踪
- 所有原始数据的完整记录
- 所有计算记录
- 检验结果说明：是否符合质量标准
- 化验员签名、日期
- 复核者签名
- 检验方法的修改
- 化验仪器的检定
- 稳定性实验
- OOS调查
- 是否建立了批生产（分析）记录的审核规程？
- 质量部门是否审核了关键的批生产（检验）记录？
- 是否在放行前进行审核？
- 批记录审核时，是否审核了所有的偏差调查和OOS结果调查？
- 所有中间体运至本公司控制范围以外时，是否由QU部门放行？
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