内审策划的结果应形成“内审计划”(分为“年计划”和“实施计划”)和“内审检查表”等记录。“年计划”应明确确定内审的时间间隔安排和审核的方法(滚动式,分阶段或分部门内审或其他方式)。而“内审实施计划”则应对每一次审核组的组成及分工、审核的时间安排,审核的内容,审核部门和被审核的过程要求作出安排。要注意:
1、 符合标准8.2.2a)条要求。即通过内审验证组织的质量体系是否符
合策划安排。此处的“策划”安排,标准明确是指7.1 “产品实现的策划” 安排,而不是指的其他!有的企业,将此处的“策划”理解为“内审策划”(计划)的安排是对标准的误解;
2、 通过审核验证组织自己的质量管理体系是否已覆盖标准的全部要求(这
应该包括标准的第1章-第8章的全部过程要求和子过程要求),并保持有效性?
对大多数一年只搞一次内审活动的组织要满足这一要求是有困难的。这是因为,一年仅仅做一次内审的组织,在实施审核时,对8.2.2和5.6是否满足标准对这两个“持续改进”活动的全部要求和其是否有效是无法审核的。
最多只能审核到内审的策划结果--“内审计划”是不是满足8.2.2的要求。包括:
1)是审核是否覆盖了组织的全部职能部门;2)是计划中欲审核的过程要求是否按标准8.2.2a)要求覆盖了标准的全部要求;3)是内审组的组成和审核人日的安排是否合理,审核员是否审核了自己的工作)?
但对内审活动的有效性,比如:内审是否按策划实施?审核的记录是否完整,可追溯?审核发现能否证明组织的体系已经满足标准要求?组织的质量体系是否能保持持续适宜性、充分性、有效性?发现的不符合项是否采取了适宜的纠正/预防措施,并已经得到有效纠正/预防?所有这些内容,因“内审”活动尚在进行之中,一是没有结果,二是尚未发生或发现,不可能审核到。
另外,只有当内审发现的全部都不合格有效“关闭”后,才能提交“管理评审”。从“内审”结束到“管理评审”是有一个时间间隔的。“管理评审”尚未进行,对它的“有效性”如何审核?因此,在内审时最多只能审核到“管理评审”的计划。包括是否按标准的5.6.1明确了评审的目的,是否按标准的 5.6.2要求充分准备了除“审核结果”外的其他评审的输入信息?而对“管理评审”的输出是否满足5.6.3要求,则因“管理评审”尚未进行不得而知,无法审核。
从以上分析,我们可以非常清楚地识别到:一年只搞一次内审活动的组织,对“内审”和“管理评审”的有效性是不能作出评价的。这导致内审的不满足要求,是一次不完整的审核,其审核存在“不符合”,影响了内审活动的有效性。
该如何作呢?我想,如果策划的是一年只搞一次内审,可以将审核活动分为两个阶段。第一阶段按照通常的策划安排对体系做全面审核;第二阶段,待审核结束和 “管理评审”活动结束后,专门对内审和管理评审进行有效性补充审核。记录审核发现,对照审核准则作出审核评价,对不满足要求的“不符合”采取适宜、有效地纠正/预防措施,验证有效性,完成“内审”和“管理评审”的一次循环后提交认证机构做审核评价。
对因涉及资金投入,组织暂无能力实现的;涉及纠正/预防措施方案需要一个过程才能实现的一些“管理评审”决定,应在补充审核评价“管理评审”的有效性时加以说明,表明组织已经关注了这些问题,并对尚未实现的决定提出完成时限要求。
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