外部数据管理的整个流程从外部数据供应商沟通开始，然后是外部数据管理有关计划或协议的制订、数据传输的编程和测试、外部数据的接收、外部数据的整合、外部数据的一致性核查，到数据传输至生物统计学为止，贯穿临床试验项目的生命周期。

临床试验分规划阶段、启动阶段、运行阶段和结束阶段，外部数据从规划阶段开始应该进行管理，并贯穿临床试验的全过程。

一、规划阶段

根据试验设计的需求、研究机构对特殊检测的能力、数据采集清理的要求、项目运行过程中外部数据审阅的需求、所收集外部数据在统计分析中的重要性，以及是否为关键数据点和外部数据的特征等，考虑是否要使用中心实验室、电子日志、ePRO、中心化随机化和药物管理系统，或是否需要单独收集裁定数据。

（一）确定临床试验所需外部数据的类型需考量的因素

1、试验设计的要求

临床试验中有效性和安全性指标对数据收集有不同的要求，如抗肿瘤临床试验针对生存质量可能用到不少量表，如癌症患者的核心量表（共性模块）QLQ-C30、肺癌（QLQ-CL31）、乳腺癌（QLQ-B2R3）等多个特异性模块。这些量表如能使用ePRO将大大提高效率和数据的准确性。

ePRO和电子日志是通过电子数据录入系统直接将量表中收集的数据采集到电子数据平台里的一种数据收集方式。这种方式需要由ePRO或电子日志供应商提供数据平台，而源数据是以电子的形式存储于这个数据平台里的，因此，ePRO和电子日志系统的合规性至关重要。

2、某些检测方法较专业，需要特定的实验室完成

某些实验室检查非常特殊，对检测结果的精密度要求非常高，可以允许的数据精密度差异范围非常严格。常用于研究中的特殊生物检测，如抗肿瘤药物中对EGFR抗体检测，如生物标记物的检测。

3、研究机构的数量较多，可以考虑采用中心实验室检测

本地实验室因为检测仪器、检测方法，以及试剂不同导致不同研究机构的实验室的正常值范围不同，同时同一临床实施过程中可能因为检测仪器或检测方法的更新，导致正常值范围的变化。

当研究机构数量较多时，不同研究机构的本地实验室检测结果差异增加了研究数据的分散。为了避免这种差异对试验结果总体的影响可以考虑采用中心实验室检测。

4、观测数据为试验的关键指标

临床试验的关键指标因为数据采集、检测或评价方法的差异，会影响对主要疗效指标的评价。

5、其他考量因素

临床试验中药物分发、运输和管理对确保试验药物的依从性非常重要。临床试验管理非常复杂，可以通过药物管理系统来进行。

（二）外部数据供应商的审查

正确选择合适的外部数据供应商时项目成功的关键步骤。第一步是供应商资质认证。在全面评估供应商的技术水平、服务范围等与准备运行项目的契合度后，根据项目的具体需求，确定所需每一类型外部数据的合作供应商。

二、启动阶段

临床试验项目一旦启动，形目组应尽快和选定的外部数据供应商签订合同。数据管理人员应该在启动阶段清楚了解外部数据从产生、传输，到核查等的数据流。

（一）临床试验外部数据传输协议

数据管理项目经理首先需要完成CRF表中与外部数据相关的设计来为外部数据传输协议的撰写做好准备，随后则据此外部数据传输协议。

外部数据传输协议应该包括但不限于以下内容：

文件命名约定

数据传输要求，如是否有盲态要求

数据传输流程

文件格式

数据变量名/标签

允许值和受控术语

传输频率

数据是累积的或递增的

外部数据传输方式

传输文件的加密方式

外部数据中的盲态数据经常被忽视，这些问题常常是导致数据库解锁的因素，因此在数据传输协议中需要明确规定盲态数据点的范围和遮盲方式。

（二）数据管理计划

撰写数据管理的相关文件时，有关外部数据管理分工和和职责、外部数据的来源、供应商的联系方式、外部数据的核查清理等需要进行描述。

（三）病例报告表

设计CRF时，应充分考虑项目中外部数据的情况，外部数据需要与临床数据库中收集的CRF表数据进行整合并完成一致性核查。

数据整合可以在数据库内完成，也可以通过程序在数据库外进行。两种整合方式所对应的外部数据一致性核查的方式在具体操作细节上也会有所不同，但CRF的设计里应考虑到的技术细节是一致的。

设计CRF时，需要明确与外部数据整合清理相关的数据点，准确加入到相关的CRF中，常遇见的困难是项目数据管理人员无法准确收集到外部数据供应商一方的数据细节，导致CRF表中设计的数据点无法和实际收集的外部数据对应，或CRF中数据点的格式类型不准确，研究机构无法正确填入已收集的数据。

避免这个问题的关键在于及时联系外部数据供应商，让其准确提供CRF设计时所需要的各个数据细节。完成CRF设计后，要与项目团队确认各个数据点的准确性和完整性。

（四）数据核查计划/外部数据一致性核查计划

外部数据核查清理的规则应在数据核查计划或外部数据一致性核查计划中明确定义。对于外部数据和CRF数据中哪些数据点需要保持一致进行定义，一致性核查的频率、发现不一致时的处理措施、如何记录等信息也需要在数据核查计划中定义。

外部数据一致性核查：对外部数据和数据库中的共同收集的信息进行一致性核查，如受试者的基本信息、访视信息、采样日期和时间，以及样本编号等信息，需要确保这部分信息与CRF表中收集的相同信息完全一致。

（五）外部数据传输计划

每一种外部数据可由其单独的外部数据传输计划，也可将所有的外部数据放在一个外部数据传输计划，或描述在数据管理计划中。

外部数据传输计划应写明外部数据名称、数据提供单位名称、传输计划版本号、文件传输格式、传输方法、传输频率、主要及次要传输方和接收方、是否有盲态数据及如何处理盲态数据等。

（六）外部数据传输的测试

确保数据发送方和接收方在进行数据传输之前保持一致，及收集的数据能满足方案的要求。测试同时需要证明外部数据通过一致性检查能确保数据的准确性和真实完整性。

三、运行阶段

（一）外部数据的传输和接收

项目团队应尽早和供应商沟通，确保最后一批外部数据传输能满足数据库锁库的时间表，在数据库锁库之前，完成所有外部数据的传输和一致性检查，且所有相关质疑被解决。

完成最后一次外部数据传输后，外部数据供应商应出具书面证明，确认所有数据都已完整地正确传送，且供应商内部所进行的数据核查已全部完成。

（二）外部数据的核查和清理

外部数据管理通常是指外部数据的审核、清理和一致性核查，其目的是确保外部数据的真实可靠和完整性。

外部数据主要核查内容包括但不限于：

接收的数据是否符合外部数据管理规范？

收到的数据集是否完整？它是否包括了所有的受试者和方案中规定的所有访视的检测？

是否有重复或过时的记录？

外部数据是否有离群值？

和其他数据集数据的逻辑关系。

如果相同的数据来自多个来源，若与EDC系统中的数据相比较，检查接收的外部数据中的受试者编号、访问日期、受试者姓名首字母、出生日期、收集日期、PK记录和样本等有无差异，则需要确保数据源间的同一数据相一致。

（三）外部数据整合

数据的整合通常可以分为两类，一类是通过临床数据库的工具将外部数据整合到临床数据库中；另一类是通过外部的工具软件，如SAS等工具将外部数据整合到最后需要进行统计分析的数据中。

四、结束阶段

项目结束阶段，外部数据管理的最后一步就是完成末次外部数据的传输、一致性核查和外部数据的整合，将得到的外部数据整合到最后需要统计分析的数据库中。